NISA-TUOTE OY, ASIAKASREKISTERI

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen informointiasiakirja Nisa-Tuote Oy:n asiakasrekisterissä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä

1. Rekisterinpitäjä

Nisa-Tuote Oy, y-tunnus 0615323-5
Yrittäjäntie 16 B, 01800 Klaukkala
09 878 9970, myynti@nisa.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Rekisteriin ja rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyvissä asioissa yhteyshenkilö on

markkinointipäällikkö Sanna Karjalainen, 050 331 5240, myynti@nisa.fi.

3. Rekisterin nimi

Nisa-Tuote Oy:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu asiakkuussuhteeseen rekisterinpitäjän kanssa.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

  • asiakassuhteen hoito
  • asiakasyhteydenpito
  • asiakkaan tekemien tilausten käsittely
  • asiakkaan tekemien tilausten maksaminen, laskutus sekä maksujen valvonta ja perintä
  • rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden myynti ja markkinointi
  • rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen

6. Käsiteltävät henkilötiedot

  • asiakasyrityksen nimi ja y-tunnus
  • asiakkaan kontaktihenkilön nimi
  • asiakkaan ja kontaktihenkilön puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • asiakkaan osoitetiedot
  • asiakkaan ostotapahtumatiedot
  • asiakkaan maksutapa- ja laskutustiedot
  • asiakkaan käyttäjätunnus ja salasanan tarkistussumma verkkokauppaan

7. Mistä henkilötiedot saadaan

  • rekisteröidyltä itseltään
  • nimi- ja osoitetietoja päivitettäessä osoitetietojärjestelmistä
  • yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä
  • palveluiden käytöstä ja ostoista

8. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja käsittelevät seuraavat rekisterinpitäjän yhteistyökumppanit niiltä osin, kuin yhteistyökumppanit tarvitsevat tietoja palvelunsa toteuttamiseksi:

  • Don & Branco (mainonta ja markkinointi)
  • MailChimp (sähköpostimarkkinointi ja -viestintä)
  • Trexet (markkinointi ja viestintä)

tai jatkossa näihin tehtäviin valitut yhteistyökumppanit

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille näiden lakiin perustuvien tietopyyntöjen perusteella.

9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle EU:n ulkopuolelle seuraavasti:

  • suoramarkkinointiviestintäohjelmistosta vastaava yhteistyökumppani MailChimp (Yhdysvallat). MailChimp certifies to the EU-U.S. Privacy Shield Framework and the Swiss-U.S Privacy Shield Framework, and it is legal to transfer contact data from the EU to MailChimp in the U.S.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Asiakasrekisterissä olevan asiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen ajan. Rekisterinpitäjä katsoo asiakkuuden päättyneeksi, ellei asiakas ole kymmeneen (10) vuoteen tilannut rekisterinpitäjän tuotteita tai palveluja, pyytänyt tarjousta rekisterinpitäjältä tai muuten ollut yhteydessä rekisterinpitäjään. Aika lasketaan sen kalenterivuoden lopusta, kun asiakas on viimeksi tilannut tuotteita tai palveluita, pyytänyt tarjouksen tai ollut muuten yhteydessä. Tiedot poistetaan asiakkuuden päätyttyä kolmen (3) kuukauden kuluessa, ellei tietojen säilyttämiseen ole muuta perustetta.

Kun asiakkuussuhde päättyy, asiakkaan tiedot voidaan siirtää yrityksen markkinointirekisteriin sellaisten henkilöiden kohdalla, jotka eivät ole kieltäneet suoramarkkinointia.

11. Rekisteröidyn oikeuksista

Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla. Oikeutetun edun muodostaa asiakassuhde.

Rekisteröidyllä on

  • oikeus päästä omiin tietoihinsa (tarkastusoikeus)
  • oikeus tietojen oikaisemiseen
  • oikeus tietojen poistamiseen
  • oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä
  • oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
  • oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Vastustusoikeus:
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa, niitä ei enää käsitellä tähän tarkoitukseen.

12. Rekisterin suojaus

Tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmiin ja tietokantoihin, joihin muilla kuin rekisterinpitäjän valtuuttamilla tahoilla ei ole pääsyä. Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Rekisterin sisältävät järjestelmät on suojattu palomuurilla sekä muilla asiaankuuluvilla tekniikoilla.

13. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

14. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa.

Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskeen.

Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.